Velja reikninga til kröfugerðar

Innheimtukröfur eru almennt stofnaðar á tvo vegu í kerfinu: sjálfvirkt þegar reikningur er bókaður og með Stofna á tímabil sem býr til kröfur fyrir alla viðskiptamenn með ákveðinn greiðsluhátt á völdu tímabili. Þriðja leiðin – Velja reikninga – er ætluð þegar starfsfólk vill skoða ógreidda reikninga og handvirkt velja hvaða reikningar skuli fara í kröfu. Þetta er sérstaklega gagnlegt þegar viðskiptamannahópurinn er stór, ekki flokkaður eftir greiðsluhætti, og notandinn vill yfirfara stöðuna áður en kröfur eru myndaðar.

Aðgangur

Aðgerðin er opnuð af Kröfubunkalistanum með aðgerðinni Velja reikninga, sem birtist við hlið Stofna á tímabil. Nýr gluggi opnast, Stofna kröfur úr reikningum.

Yfirlit gluggans

Glugginn skiptist í þrjá hluta:

• Sía – tímabil bókunardagsetninga reikninga sem koma fram í listanum.
• Forsendur stofnunar – greiðsluháttur, gjalddagi og eindagi sem nýjar kröfur erfa.
• Listinn – ógreiddir reikningar, flokkaðir eftir viðskiptamanni, með gátreit fyrir hvern reikning.

Skref fyrir skref

1. Stilla síu

Slegnar eru inn dagsetningar í Bókunardags. frá og Bókunardags. til. Listinn endurhleðst sjálfkrafa og sýnir alla opna sölureikninga og kreditnótur sem bókuð voru á þessu tímabili. Reikningar sem þegar eru á virkri kröfu eru útilokaðir sjálfkrafa svo ekki sé hætta á tvíverknaði.

2. Yfirfara listann

Listinn er flokkaður eftir viðskiptamanni. Efsta lína hvers hóps (feitletruð) er fyrirsögn viðskiptamannsins – þar sjást nafn og Staða viðskiptamanns, sem er heildarstaða allra opinna færslna viðskiptamannsins (ekki bara þeirra sem birtast í síunni). Línurnar fyrir neðan eru einstakir sölureikningar/kreditnótur með skjalanúmeri, bókunardegi, upphæð, eftirstöðvum og mynt.

Staða viðskiptamanns gefur notandanum yfirsýn yfir hvort eitthvað sé óeðlilegt; til dæmis ef viðskiptamaður er með óvenjulega háa stöðu, neikvæða stöðu (ójafnaðar greiðslur) eða stöðu sem víkur frá þeirri upphæð sem birtist í síunni. Þá má taka ákvörðun um hvort sleppa beri viðskiptamanninum og taka stöðuna fyrir handvirkt.

3. Velja reikninga

Hver reikningslína er með gátreit í Velja. Notandinn smellir á gátreitinn til þess að bæta reikningnum á kröfu. Aðgerðirnar efst í glugganum auðvelda val í stærri listum:

• Velja allt – velur alla einstaka reikninga í listanum.
• Hreinsa val – fjarlægir öll merki.
• Endurhlaða – sækir listann að nýju (gagnlegt ef nýir reikningar hafa verið bókaðir á meðan glugginn er opinn).

4. Stilla forsendur stofnunar

Áður en kröfur eru myndaðar þarf að fylla út:

• Greiðsluháttur – ræður því í gegnum hvaða bankatengingu kröfurnar fara. Allar kröfur í bunkanum fara í gegnum sömu bankatengingu, óháð því hvort viðkomandi viðskiptamenn eru sjálfir skráðir með annan greiðsluhátt.
• Gjalddagi og Eindagi – dagsetningarnar sem erfast yfir á allar nýstofnaðar kröfur. Ef bankauppsetningin er stillt á að færa eindaga af helgi gerir kerfið það sjálfkrafa.

5. Stofna kröfur

Smellt er á Stofna kröfur. Kerfið biður um staðfestingu og býr svo til:

• Einn kröfubunka með völdum forsendum (tímabil, gjalddagi, eindagi, greiðsluháttur).
• Eina kröfu á viðskiptamann sem inniheldur allar valdar færslur viðkomandi viðskiptamanns. Upphæð kröfunnar er summa eftirstöðva valinna reikninga.
• Tengingar (Claim Cust. link) milli kröfunnar og hverrar viðskiptamannafærslu sem henni tilheyrir, svo hægt sé að rekja hvaða reikningar standa á bak við hverja kröfu.

Þegar vinnslunni er lokið birtist staðfestingin „Kröfubunki X stofnaður“, glugginn lokast sjálfkrafa og nýstofnaði bunkinn er valinn í Kröfubunkalistanum.

Sending í banka

Nýstofnaður bunki er hluti af venjulegri kröfuvinnslu. Á Kröfubunkalistanum er smellt á Senda í banka til þess að senda kröfurnar í þá bankatengingu sem var valin. Eftir það er hægt að nota venjulegar aðgerðir til þess að prenta kröfuyfirlit, sækja innborganir og fella niður kröfur eins og á við.

Ráðleggingar

• Notið síuna með hófi: of vítt tímabil getur skilað mörg þúsund línum sem er erfitt að yfirfara. Algeng venja er að nota mánaðarlangt tímabil í einu.
• Skoðið Stöðu viðskiptamanns á fyrirsagnalínum áður en valið er heilt; viðskiptamenn með neikvæða stöðu eða mjög háa stöðu eru oft tilefni til handvirkrar skoðunar.
• Nota má aðgerðina ítrekað innan sama tímabils – reikningar sem þegar eru á kröfu birtast ekki aftur.
• Greiðsluhátturinn ræður eingöngu því hvaða bankatenging er notuð, ekki hvaða reikningar koma fram í listanum. Sami listi getur farið í Landsbanka með IK, í Íslandsbanka með öðrum greiðsluhætti o.s.frv. – allt eftir því hver er valinn áður en stofnað er.