Innlestur bankafærslna og sjálfvirk bókun

Hvernig færslur eru sóttar

Færslur eru sóttar inn í Business Central á tvo vegu:

• Sjálfvirkt með verkröð (Job Queue). Ef Verkröð virk og Lesa yfirlit hafa verið kveikt á Bankasamskiptagrunni sækir kerfið yfirlit á reglulegum tíma fyrir alla bankareikninga með virka tengingu.
• Handvirkt af síðunni Bankayfirlit. Þar er hægt að sækja nýjustu færslur (frá síðasta sóttu dagsetningu) eða eldri yfirlit með aðgerðinni Sækja yfirlit, þar sem valin er upphafsdagsetning.

Þegar færslur hafa verið sóttar birtast þær í lista á Bankayfirlit síðunni. Dálkurinn Exists sýnir hvort færslan sé þegar til í kerfinu. Til þess að ná í færslur sem hafa óvart slegið út úr fyrri innlestri er hægt að keyra aðgerðina Finna týndar færslur; hún sannprófar færslurnar á móti þeim sem þegar eru bókaðar og merkir endurtekningar.

Þegar yfirlitið er klárt er smellt á Bæta færslum við til þess að flytja færslurnar yfir í Bank transactions. Þaðan eru þær aðgengilegar fyrir jöfnun og bókun.

Sjálfvirk bókun með þekktum færslum

Margar færslur úr banka eru endurteknar – sama tilvísun, sami greiðandi, sama upphæð eða svipuð. Þekktar færslur (Þekktar færslur) er regluverk sem kennir kerfinu hvernig á að bóka slíkar færslur sjálfkrafa.

Hvernig regla er stofnuð

Á síðunni Þekktar færslur er smellt á Nýtt (eða ný regla er búin til beint úr bankafærslu með aðgerðinni Skrá þekkta færsla). Reglan samanstendur af tveimur hlutum:

Leitarskilyrði

• Tilvísun – fyrri tilvísun bankafærslu.
• Seðilnr. – seinni tilvísun (t.d. tegundarkóði bankans).
• Færslutegund – tegund færslu samkvæmt bankayfirliti.
• Kennitala – kennitala greiðanda ef bankinn miðlar henni.
• Leitarstrengur – textabútur sem þarf að birtast í lýsingu færslunnar.
• Upphæðarregla og Upphæð – upphæðarsamanburður (jafnt, stærra en, minna en o.s.frv.).

Því fleiri leitarskilyrði sem eru fyllt út því þrengri er reglan. Tóm leitarskilyrði eru hunsuð. Ráðlagt er að setja reglurnar nógu þröngar svo þær fangi aðeins þær færslur sem á að bóka með þessum hætti.

Bókun

• Tegund reiknings – fjárhagslykill, viðskiptamaður, lánardrottinn eða bankareikningur.
• Reikningur Nr. – mótreikningur sem færslan er bókuð á.
• Lýsing – bókunarlýsing. Hægt er að nota staðgenglana %1 (tilvísun) og %2 (seðilnr.) til þess að birta tilvísanir bankafærslunnar í lýsingunni.

Sjálfvirk jöfnun og bókun

Þegar færslur hafa verið lesnar inn og þekktar færslur eru til staðar getur kerfið unnið með þær á þrjá vegu, allt eftir stillingum bankatengingarinnar:

1. Automatic import – yfirlit er sótt sjálfkrafa.
2. Automatic balancing – kerfið reynir að jafna færslur á bankareikningnum við þegar bókaðar færslur (t.d. greiðslur til lánardrottna sem þegar hafa verið bókaðar).
3. Automatic posting – færslur sem passa við þekkta færslureglu eru bókaðar beint í þá fjárhagsbók sem skilgreind er á tengingunni (Journal Template Name / Journal Batch Name).

Færslur sem ekki finnst samsvörun fyrir bíða eftir handvirkri afgreiðslu á Bankaafstemmingu.

Skoða og opna jöfnun

Á Bank transactions síðunni er hægt að skoða allar færslur sem hafa verið lesnar inn og hver staða þeirra er. Tvær aðgerðir eru gagnlegar ef leiðrétta þarf bókanir eftir á:

• Skoða jöfnun – sýnir hvaða færslur eru jafnaðar saman.
• Opna jöfnun – afturkallar jöfnun á tiltekinni færslu þannig að hægt sé að jafna hana upp á nýtt.

Ráðleggingar

• Byrjið með varfærni: kveikið á Automatic import fyrst og staðfestið að færslurnar berist eins og við er búist áður en kveikt er á Automatic posting.
• Yfirfarið þekktar færslur reglulega og bætið við nýjum reglum þegar endurteknar færslur birtast í afstemmingu.
• Notið Leitarstreng með varúð – of breiður strengur getur látið kerfið bóka ranga færslu á sjálfvirkan hátt.