Til baka í Launakerfi

Tölvupóstur launaseðla

Launakerfið býður upp á að senda launaseðla beint í tölvupósti til starfsmanna sem PDF-skjal. Þetta sparar prentkostnað og tryggir að starfsmenn fá launaseðilinn um leið og útborgun er tilbúin.

5 mín lestur

Yfirlit

Til að senda launaseðla í tölvupósti þurfa þrjú skilyrði að vera uppfyllt:

  1. Launaseðlasniðmát (skýrsla) er skilgreint í Launakerfisgrunni.
  2. Tölvupóstkerfi Business Central er virkt og rétt sett upp (sjá staðlaða uppsetningu BC).
  3. Starfsmaður er með skráð netfang á starfsmannaspjaldi.

Skref 1: Skilgreina launaseðlasniðmát

  1. Opnið Launakerfi → Launakerfisgrunnur.
  2. Á flipanum Skýrslur finnið reitinn Launaseðill.
  3. Veljið númer þeirrar skýrslu sem á að nota fyrir launaseðlana (t.d. 85300 fyrir staðlaða launaseðilinn eða 85319 fyrir sundurliðaðan launaseðil).

Ef þessi reitur er auður birtast skilaboðin „Skilgreinið Nr. launaseðil í launagrunni" þegar reynt er að senda.

Skref 2: Skrá netfang á starfsmann

  1. Opnið Launakerfi → Starfsmenn.
  2. Veljið starfsmann og opnið starfsmannaspjaldið.
  3. Fyllið út reitinn Netfang með rafrænum netfangi starfsmanns.

Athugið: Ef netfangið vantar getur kerfið ekki sent launaseðilinn og notandi þarf að skrá það handvirkt í sendingarglugganum.

Skref 3: Senda einn launaseðil

  1. Opnið viðkomandi útborgun.
  2. Smellið á Launaseðlar til að opna listann yfir launaseðla.
  3. Veljið starfsmann og smellið á Senda launaseðil.
  4. Glugginn Laun tölvupóstur opnast og sýnir nafn starfsmanns og netfang sótt af spjaldinu.
  5. Hægt er að breyta netfanginu áður en sent er.
  6. Smellið á OK til að senda.

Kerfið býr til PDF-skjal úr skilgreindu launaseðlasniðmáti, hengir það við tölvupóstinn og sendir á netfangið. Skjalið er nefnt eftir númeri starfsmanns (t.d. 1234.pdf).

Skref 4: Senda launaseðla á marga í einu

Hægt er að senda launaseðla á marga starfsmenn í einu úr launaseðlalistanum:

  1. Opnið Launaseðlar úr útborguninni.
  2. Veljið þá starfsmenn sem á að senda til (haldið inni Ctrl eða Shift til að velja marga).
  3. Smellið á Senda launaseðil.
  4. Kerfið fer í gegnum hvern og einn og sendir launaseðilinn á netfang starfsmannsins.

Efni tölvupóstsins

Reitur Innihald
Sendandi Sjálfgefið netfang úr Business Central tölvupóstuppsetningunni
Viðtakandi Netfang starfsmanns (eða það sem var slegið inn í sendingarglugganum)
Efni „Launaseðill" + númer útborgunarinnar
Meginmál Stutt skilaboð um meðfylgjandi launaseðil
Viðhengi PDF-skjal með launaseðlinum, nefnt eftir starfsmannanúmeri

Algengar villur

  • „Skilgreinið Nr. launaseðil í launagrunni" – Launaseðlasniðmát hefur ekki verið valið í Launakerfisgrunni.
  • „Það vantar netfang." – Netfangsreiturinn í sendingarglugganum er auður. Sláið inn netfang eða smellið á Hætta við.
  • Tölvupóstur sendist ekki – Athugið að uppsetning tölvupósts í Business Central sé virk (Tilkynningar um tölvupóst → Uppsetning tölvupósts).

Ábendingar

  • Notið sundurliðaðan launaseðil (skýrsla 85319) ef starfsmenn vilja sjá nákvæma sundurliðun launaliða og lífeyrisframlaga.
  • Sannreynið að sendingin tókst með því að skoða stöðu á reitnum Launaseðlar sendir á útborgunarspjaldinu eftir bókun.
  • Hægt er að senda launaseðla aftur eftir á úr listanum Bókaðar útborganir → Launaseðlar.