Til baka í Launakerfi

Tímaskráning starfsmanna

Launakerfið býður upp á tvær leiðir til að skrá tíma starfsmanna í útborgun: einfalda skráningu þar sem allar færslur eru í einum lista og skráningu pr. starfsmann þar sem hver starfsmaður hefur sína undirskrá. Auk þess er hægt að flytja inn tímaskráningar úr ytri kerfum.

5 mín lestur

Yfirlit

Tímaskráning samanstendur af eftirfarandi skrefum:

  1. Veljið tímaskráningarham í Launakerfisgrunni (einföld eða pr. starfsmann).
  2. Opnið tímaskráningu úr útborgun – kerfið býður upp á að sækja alla virka starfsmenn ef listinn er tómur.
  3. Skráið færslur með launalið, dagsetningu, fjölda og taxta.
  4. Endurreiknið laun og færslurnar fljóta sjálfkrafa á launaseðla.

Skref 1: Velja tímaskráningarham

  1. Opnið Launakerfi → Launakerfisgrunnur.
  2. Á flipanum Útborgun finnið reitinn Tímaskráning.
  3. Veljið hvor hamurinn hentar betur:
Hamur Lýsing
Einföld Allar tímaskráningar í einum lista, sortað eftir starfsmanni. Hentar þegar fá og einföld tímaverk eru í gangi.
Pr. starfsmann Listi yfir starfsmenn þar sem smellt er á starfsmann til að opna hans tímaskráningarspjald. Hentar þegar margar tímafærslur eru pr. starfsmann eða þegar þarf að sjá heildarstöðu starfsmanns sérstaklega.

Reiturinn Tímaskr. sækja launalið stm stýrir því hvort kerfið nái sjálfkrafa fasta launaliði starfsmannsins þegar tímaskráning er stofnuð.

Skref 2: Opna tímaskráningu úr útborgun

  1. Opnið virka útborgun.
  2. Smellið á Tímaskráning í aðgerðum.
  3. Ef listinn er tómur birtast skilaboðin „Tímaskráning tóm. Sækja alla?". Smellið á Já til að kerfið sæki sjálfkrafa alla virka starfsmenn sem eiga við útborgunina (m.t.t. starfsmannaflokks og deildar).
  4. Eftir uppsetningu opnast viðeigandi gluggi:
    • Einföld: Listi yfir allar tímaskráningar.
    • Pr. starfsmann: Listi yfir starfsmenn – tvísmellið á starfsmann til að opna tímaskráninguna.

Skref 3: Skrá tímafærslu

Hver tímalína inniheldur eftirfarandi reiti:

Reitur Lýsing
Starfsmaður Númer starfsmanns (sjálfkrafa fyllt í pr.starfsmann ham)
Launaliður Sá launaliður sem færslan á að bóka á
Dags Dagsetning innan útborgunartímabilsins
Fjöldi Klukkustundir, dagar eða aðrar einingar
Taxti Verð á einingu (sótt sjálfkrafa frá launalið starfsmanns ef til er)
Upphæð Reiknuð sjálfkrafa: Fjöldi × Taxti
Vídd1 / Vídd2 Bókhaldsvíddir (deild, verkefni o.s.frv.)
Texti á launaseðli Sérsniðinn texti sem birtist á launaseðlinum

Athugið: Dags. verður að vera innan tímabils útborgunarinnar, annars birtast skilaboðin „Dags. er utan útborgunartímabils."

Skref 4: Endurreikna laun

Eftir að tímaskráningar eru skráðar þarf að endurreikna launaseðla starfsmannanna til að færslurnar komi á þá:

  1. Opnið launaseðil starfsmannsins.
  2. Smellið á Endurreikna laun (eða notið aðgerðina Reikna alla úr útborgunarspjaldinu til að uppfæra alla seðla í einu lagi).
  3. Tímafærslurnar koma sem launalínur á launaseðlinum og hafa áhrif á heildarlaun, skatta og lífeyri.

Reiturinn Flutt á launaseðil á tímalínunni breytist í Já þegar færslan hefur verið færð yfir á launaseðilinn.

Innlestur tímaskráninga úr ytri kerfum

Ef fyrirtækið notar utanaðkomandi tímaskráningarkerfi er hægt að flytja tímaskráningar inn í launakerfið:

  1. Á útborgunarspjaldinu smellið á Innlesnir tímar til að opna listann Innl. tímaskráningar.
  2. Innfluttu færslurnar birtast með reitunum Ytri kóði, Magn og Sent á tímaskráningu.
  3. Smellið á Keyra inn til að flytja færslurnar yfir á tímaskráningu útborgunarinnar.
  4. Reiturinn Sent á tímaskráningu verður merktur til að koma í veg fyrir tvíflutninga.

Til að ytri kóðar séu rétt vörpaðir á launaliði kerfisins þarf að setja upp Innri/Ytri vörpun (External Mapping) áður.

Eyða tímaskráningu

Til að hreinsa allar tímaskráningar úr útborgun og byrja upp á nýtt:

  1. Opnið útborgunarspjaldið.
  2. Notið aðgerðina Eyða tímaskráningum og staðfestið.
  3. Bæði tímalínur og listi yfir starfsmenn í tímaskráningu hreinsast.

Þetta hentar þegar þarf að sækja inn nýja sendingu úr ytra kerfi eða byrja skráninguna upp á nýtt.

Ábendingar

  • Veljið Einföld þegar fá og einsleit tímaverk eru í gangi (t.d. yfirvinnukláningar) – það er fljótlegra að skrá margar færslur í einum lista.
  • Veljið Pr. starfsmann þegar þarf að sjá heildarstöðu starfsmanns og viðskiptareiknings við skráningu.
  • Notið dagsetningar nákvæmlega; ekki skrá allt á síðasta dag tímabilsins ef tímarnir féllu á mismunandi daga – það getur haft áhrif á samanburð milli útborgana.
  • Setjið upp launaliði starfsmanna með föstum töxtum á launaliðasubforminu – þá þarf ekki að slá taxta inn handvirkt í hvert skipti.