Fjarvistir og orlofsmeðhöndlun

Hluti 1: Fjarvistir

Skref 1: Skilgreina fjarvistartegundir

Fjarvistartegundir eru skilgreindar í lista sem hægt er að nota við skráningu á öllum útborgunum.

1. Opnið Launakerfi → Fjarvistartegundir.
2. Smellið á Nýtt og fyllið inn:

Algengir kótar sem fyrirtæki skilgreina:

• VEIK – Veikindi
• ORL – Orlofsfrí
• LEYFI – Launalaust leyfi
• BARN – Veikindi barns
• SLYS – Slysadagar

Skref 2: Skrá fjarvistir á útborgun

1. Opnið virka útborgun.
2. Smellið á Fjarvistir í aðgerðum (eða opnið undirflipann fyrir fjarvistir starfsmanna).
3. Bætið við línu fyrir hvern fjarvistardag:

Athugið: Dags. verður að vera innan tímabils útborgunarinnar. Annars birtast skilaboðin „Dags. er utan útborgunartímabils."

Skref 3: Yfirsýn yfir fjarvistir

Fjarvistir eru tengdar útborguninni og fylgja henni:

• Þegar útborgun er bókuð verða fjarvistirnar varanlegar.
• Þegar útborgun er bakfærð eða eytt fjarlægjast fjarvistalínurnar líka.
• Hægt er að sjá heildaryfirlit fjarvista pr. starfsmann með því að filtra á starfsmann í listanum.

---

Hluti 2: Orlofsmeðhöndlun

Hver starfsmaður hefur sína eigin orlofsmeðhöndlun á starfsmannaspjaldinu, sem stýrir því hvernig orlof er reiknað og greitt.

Reitir á starfsmannaspjaldinu

Á starfsmannaspjaldinu á flipanum Orlof finnast eftirfarandi reitir:

Orlofsmeðhöndlunarhættir

Hver starfsmaður hefur einn af eftirfarandi möguleikum á orlofsmeðhöndlun:

Skref 1: Setja upp orlofslaunalið

1. Opnið Launakerfi → Launakerfisgrunnur og finnið flipann Launaliðir.
2. Setjið inn launalið fyrir orlof á dagvinnu í reitinn Launaliður Orlof DV (t.d. 205).
3. Setjið inn launalið fyrir orlof á yfirvinnu í reitinn Launaliður Orlof YV ef notað er.
4. Setjið inn launalið fyrir greiðslu á orlofsreikning í reitinn Launaliður Gr.Orlofsreikn ef einhverjir starfsmenn nota þá meðhöndlun.

Skref 2: Setja orlof á starfsmann

1. Opnið starfsmannaspjaldið.
2. Á flipanum Orlof fyllið út prósenturnar og veljið orlofsmeðhöndlunarham.
3. Ef orlof er greitt á orlofsreikning, fyllið út bankaupplýsingar fyrir orlofsreikninginn.

Skref 3: Reikna orlof í útborgun

Þegar útborgun er reiknuð fer kerfið í gegnum eftirfarandi:

1. Reiknar orlofsskyld dagvinnulaun og orlofsskyld yfirvinnulaun starfsmannsins.
2. Margfaldar með viðeigandi orlofsprósentu (DV % og YV %).
3. Bætir við orlofslaunalínu á launaseðilinn (Launaliður Orlof DV / YV).
4. Ef orlofsmeðhöndlun er Greitt á Orlofsreikning bætist viðbótarlína við sem færir orlofið yfir á orlofsreikninginn.
5. Ef hamur er Útborgað verður orlof hluti af útborgun mánaðarins.
6. Ef hamur er Uppsöfnun safnast orlofið upp og birtist á samtölum (sést á samtalsskýrslu).

---

Skilagrein orlofs

Þegar orlofið er greitt á orlofsreikning fyrirtækisins eða þriðja aðila þarf að senda skilagrein:

1. Opnið Bókaðar útborganir og veljið viðkomandi útborgun.
2. Smellið á Skilagrein orlofs í aðgerðum.
3. Skýrslan Vacation payments list birtist með yfirliti yfir hvern starfsmann, hvaða orlofslaunaliðir voru greiddir og á hvaða bankareikning.
4. Hægt er að prenta hana eða vista sem PDF til að senda til orlofssjóðs eða banka.

---

Ábendingar

• Skilgreinið fjarvistartegundir snemma og notið sömu kóta yfir öll fyrirtæki/útibú til að einfalda samanburð milli ára.
• Munið að orlofsprósentur taka mið af kjarasamningum – starfsmenn sem hafa starfað lengur eiga oft rétt á hærri prósentu (t.d. 11,59% eftir 5 ár og 13,04% eftir 10 ár).
• Ef starfsmaður skiptir um orlofsmeðhöndlun (t.d. úr Útborgað í Uppsöfnun) þarf að gæta þess að uppsöfnuð orlofsupphæð sé rétt áður en breytingin tekur gildi.
• Notið fjarvistarskráninguna sem grunn fyrir samtölur um veikindadaga og orlofsdaga – þetta nýtist í kjarasamningum og ársskýrslum.