Til baka í Launakerfi

Bifreiðauppgjör á launamiðum

Þegar launamiðar eru útbúnir í lok árs býr launakerfið sjálfkrafa til bifreiðahlunnindaskrá sem fer með launamiðasendingunni til RSK. Skráin safnar saman öllum þeim bifreiðahlunnindum sem starfsmenn fengu á árinu og myndar XML-skjal sem sent er til RSK. Þessi grein fjallar um hvernig bifreiðauppgjörið virkar og hvernig á að fara yfir og leiðrétta línurnar áður en launamiðar eru sendir.

5 mín lestur

Forsendur

Til að bifreiðauppgjörið virki rétt þurfa eftirfarandi atriði að vera komin í lag:

  1. Ökutækin sem starfsmenn nota þurfa að vera skráð í Ökutækjalista (sjá grein um bifreiðahlunnindi).
  2. Bifreiðahlunnindalaunaliður (oftast 114) þarf að vera tengdur við starfsmanninn á launaliðasubforminu með völdu ökutæki.
  3. Útborganir ársins verða að vera bókaðar – ókláraðar útborganir eru ekki teknar með.
  4. Reiturinn Vehicle No. á útborgunarlínum þarf að vera fylltur út – þetta gerist sjálfkrafa þegar bifreiðahlunnindi reiknast á starfsmann sem hefur ökutæki tengt við sig.

Skref 1: Búa til bifreiðauppgjör

Bifreiðauppgjörið er hluti af launamiðasendingu (skattframtali launagreiðanda).

  1. Opnið Launakerfi → Launamiðar.
  2. Stofnið nýjan launamiðahaus fyrir viðkomandi tekjuár (eða opnið núverandi haus ef hann er enn á stöðunni Opinn).
  3. Smellið á Mynda bifreiðahlunnindi í aðgerðum.
  4. Kerfið vinnur úr öllum bókuðum útborgunum ársins og býr til línur fyrir hverja samsetningu af ökutæki + starfsmanni.

Ef línur eru þegar til fyrir launamiðahausinn eru þær fyrst eyddar áður en nýjar línur eru myndaðar.

Skref 2: Yfirfara bifreiðahlunnindalínurnar

Bifreiðahlunnindalínurnar birtast á undirflipanum Bifreiðahlunnindi á launamiðaspjaldinu.

Reitur Lýsing
Skráningarnúmer ökutækis Sótt af ökutækjaspjaldinu
Lýsing Tegund ökutækis
Starfsmaður Númer og nafn starfsmanns
Kennitala starfsmanns Sótt af starfsmannaspjaldi
Hlunnindaupphæð Samtala bifreiðahlunninda úr útborgunum á árinu (launaliður 114)
Reiknuð upphæð úr útborgunum Sama og hlunnindaupphæð, en óbreytanleg viðmiðun
Matsverð bifreiðar Árlegt matsverð úr ökutækjaspjaldinu
Ráðstöfun bifreiðar RSK-flokkur (1–5, sjá grein um bifreiðahlunnindi)
Í rekstri frá / til Tímabil sem ökutækið var í rekstri fyrirtækisins
Umráð frá / til Tímabil sem starfsmaður hafði ökutækið
Geymslustaður Staðsetning bifreiðar yfir nætur
Starf notanda Starfslýsing notanda (sótt af starfsmanni)
Athugasemdir Frjáls texti sem fer með í XML-sendingu til RSK

Athugið: Reitirnar á hverri línu má aðeins breyta meðan launamiðahausinn er á stöðunni Opinn. Þegar staðan breytist í Sent lokast línurnar.

Skref 3: Endurreikna línu

Ef breytingar verða á bókuðum útborgunum eftir að línurnar voru myndaðar er hægt að endurreikna eina línu án þess að mynda allt uppgjörið upp á nýtt:

  1. Veljið línu á undirflipanum Bifreiðahlunnindi.
  2. Smellið á Endurreikna.
  3. Kerfið les aftur útborganir ársins fyrir viðkomandi ökutæki + starfsmann og uppfærir hlunnindaupphæð, fyrsta og síðasta umráðsdag.

Skref 4: Sannprófun fyrir sendingu

Áður en launamiðar eru sendir framkvæmir kerfið sjálfvirka sannprófun:

  • Reitur 60 á launamiða (Bifreiðahlunnindi) er borin saman við summu matsverðs ökutækja fyrir hvern starfsmann.
  • Ef mismunur er hærri en 1 kr. (vegna námundunar) birtist viðvörun með lista yfir starfsmenn sem þarf að skoða.

Algengar ástæður mismunar:

  • Ökutæki var skráð á starfsmann en ekkert hlunnindi reiknað í útborgun (t.d. ókláruð útborgun eða ranglega skráður launaliður).
  • Matsverð á ökutækinu var breytt á árinu án þess að uppfæra hlunnindaupphæð á útborgun.
  • Tvö ökutæki höfðu skarast notkunartímabil hjá sama starfsmanni.

Skref 5: XML-sending til RSK

Þegar launamiðahausinn er settur á stöðuna Sent búa kerfið til XML-skjal sem inniheldur:

  • Bifreiðahlunnindaskrá (Bifreidahlunnindaskra) með einum miða (Midi) fyrir hvern starfsmann sem fékk bifreiðahlunnindi.
  • Hver miði inniheldur skráningarnúmer, matsverð, tímabil í rekstri, ráðstöfun og athugasemdir.
  • Samtalningsblað í lokin með heildarfjölda viðtakenda, fjölda miða og samtölu hlunninda.

Skjalið er sent rafrænt til RSK ásamt öðrum launamiðagögnum.

Eftir sendingu uppfærist reiturinn Síðast tilkynnt ár á ökutækjaspjaldinu sjálfkrafa svo hægt sé að sjá hvaða ökutæki hafa þegar verið skráð fyrir tiltekið ár.

Algeng vandamál og lausnir

Vandamál Lausn
Línur birtast ekki þegar Mynda bifreiðahlunnindi er keyrt Athugið að útborganir ársins séu bókaðar og að reiturinn Vehicle No. sé fylltur út á útborgunarlínum
Hlunnindaupphæðin stemmir ekki við matsverð × mánuði Sannprófið mánaðarhlunnindi á ökutækjaspjaldinu og bera saman við hlunnindi sem reiknuð voru í hverri útborgun
Ökutæki vantar í uppgjörið Athugið hvort ökutækið sé tengt starfsmanni á launaliðasubforminu og hvort hlunnindalaunaliður (114) sé virkur
Tvö ökutæki á sama starfsmanni á árinu Kerfið býr til tvær línur (eina pr. ökutæki+starfsmann) – hvor lína sýnir sína notkunartímabil

Ábendingar

  • Yfirfarið bifreiðahlunnindalínurnar áður en launamiðar eru læstir – auðveldara er að lagfæra á þessu stigi en eftir að XML-sending er búin til.
  • Notið Athugasemdir-reitinn til að skrá sérstakar aðstæður (t.d. „Bifreið skipt um í september") sem geta hjálpað við endurskoðun.
  • Munið að uppfæra reitinn Selt dags. á ökutækjaspjaldi þegar bifreið er seld – kerfið uppfærir þá sjálfkrafa Í rekstri til sem fer í XML-sendinguna.
  • Ef sami starfsmaður fékk fleiri en eitt ökutæki á árinu birtast þau sem aðskildar línur með viðeigandi notkunartímabilum.