Til baka í Launakerfi

Bifreiðahlunnindi - uppsetning og notkun

5 mín lestur

Launakerfið er með innbyggt kerfi til að halda utan um ökutæki fyrirtækisins og reikna út bifreiðahlunnindi starfsmanna. Kerfið tengist beint við launavinnslu og getur einnig sent bifreiðahlunnindaskrá rafrænt til RSK.

Yfirlit yfir ferlið

Ferlið við bifreiðahlunnindi samanstendur af þremur meginskrefum:

  1. Skrá ökutæki í ökutækjalista kerfisins.
  2. Tengja ökutæki við starfsmann á launaliðum starfsmanns.
  3. Launavinnsla sækir sjálfkrafa mánaðarleg hlunnindi á launaseðil.
  4. Ársskýrsla – senda bifreiðahlunnindaskrá til RSK í byrjun næsta árs.

Skref 1: Skrá ökutæki

  1. Opnið Launakerfi → Ökutækjalisti.
  2. Smellið á Nýtt til að stofna nýtt ökutæki.
  3. Fyllið út eftirfarandi reiti á ökutækjaspjaldinu:

Almennir reitir

Reitur Lýsing
Skráningarnúmer Skráningarnúmer ökutækis (t.d. „AB123")
Lýsing Tegund og gerð ökutækis (t.d. „Toyota RAV4 2023")
Tegund ökutækis Veldu tegund ökutækis
Ráðstöfun bifreiðar Veldu tegund notkunar samkvæmt RSK (sjá töflu hér að neðan)
Virkt Hakað ef ökutækið er í notkun

Ráðstöfun bifreiðar (RSK-flokkar)

Gildi Lýsing
1 Ótakmörkuð endurgjaldslaus afnot
2 Ótakmörkuð afnot gegn greiðslu eldsneytis
3 Engin afnot launamanns af bifreið
4 Ótakmörkuð afnot gegn endurgjaldi
5 Takmörkuð afnot

Verðmæti

Reitur Lýsing
Matsverð (ár) Árleg hlunnindaupphæð samkvæmt reglum RSK. Þegar þessi reitur er fylltur út reiknar kerfið sjálfkrafa mánaðarlega upphæð.
Matsverð (mánuður) Mánaðarleg hlunnindaupphæð (reiknuð sjálfkrafa: ársupphæð / 12)
Kaupverð Upprunalegt kaupverð ökutækis
Kaupdagsetning Dagsetning kaupa

Úthlutun

Reitur Lýsing
Starfsmaður Starfsmaður sem hefur umráð yfir ökutækinu
Umráð frá Dagsetning þegar starfsmaður fékk ökutækið
Starf notanda Starfslýsing notanda (sótt sjálfkrafa af starfsmanni)

RSK skýrslugerð

Reitur Lýsing
Í rekstri frá Dagsetning þegar ökutæki kom í rekstur
Í rekstri til Dagsetning þegar ökutæki fór úr rekstri (ef við á)
Geymslustaður bifreiðar Staðsetning bifreiðar
Athugasemdir Athugasemdir sem fylgja með í RSK skýrslu

Skref 2: Tengja ökutæki við starfsmann

Til að bifreiðahlunnindi komi sjálfkrafa á launaseðil þarf að tengja ökutækið við launaliði starfsmanns.

  1. Opnið starfsmannaspjald viðkomandi starfsmanns.
  2. Farið í undirflipann Launaliðir starfsmanns.
  3. Bætið við línu með launalið sem er skilgreindur sem bifreiðahlunnindi (t.d. launaliður fyrir hlunnindi).
  4. Í reitnum Ökutæki á þeirri línu, veljið viðeigandi ökutæki úr ökutækjalistanum.
  5. Reiturinn Mánaðarhlunnindi sýnir sjálfkrafa mánaðarlega hlunnindaupphæð frá ökutækinu.

Athugið: Hvert ökutæki getur aðeins verið skráð á einn starfsmann í einu. Ef ökutæki er þegar skráð á annan starfsmann birtist villuskilaboð.

Þegar ökutæki er tengt við starfsmann uppfærir kerfið sjálfkrafa starfsmannareitinn á ökutækjaspjaldinu.

Skref 3: Launavinnsla

Þegar útborgun er keyrð sækir launakerfið sjálfkrafa launaliði starfsmanns, þar á meðal bifreiðahlunnindi. Mánaðarleg hlunnindaupphæð kemur fram á launaseðli starfsmanns.

Ef launaliður bifreiðahlunninda er merktur sem hlunnindi með sjálfvirkum frádrætti, bætir kerfið einnig sjálfkrafa við frádráttarlínu sem dregur hlunnindaupphæðina frá launum til að tryggja rétta skattlagningu.

Skref 4: Ársskýrsla til RSK

Í byrjun hvers árs þarf að senda bifreiðahlunnindaskrá til RSK fyrir fyrra ár.

  1. Opnið Launakerfi → Launamiðar.
  2. Stofnið nýja launamiðaskýrslu fyrir viðkomandi tekjuár.
  3. Kerfið býr sjálfkrafa til bifreiðahlunnindayfirlit sem safnar saman öllum ökutækjum og starfsmönnum sem fengu hlunnindi á árinu.
  4. Skýrslan inniheldur:
    • Skráningarnúmer ökutækis
    • Tegund bifreiðar
    • Matsverð
    • Kaupverð og kaupdagsetningu
    • Tímabil í rekstri
    • Ráðstöfun bifreiðar
    • Fjölda mánaða í notkun
    • Geymslustaðar og athugasemdir
  5. Hægt er að senda skýrsluna rafrænt til RSK beint úr kerfinu eða vista sem XML-skjal.

Þegar ökutæki er selt eða tekið úr notkun

  1. Opnið ökutækjaspjaldið.
  2. Fyllið út reitinn Selt dags. með söludagsetningu.
  3. Kerfið merkir ökutækið sjálfkrafa sem óvirkt og uppfærir „Í rekstri til" dagsetninguna.

Ábendingar

  • Munið að uppfæra matsverð ökutækja í upphafi hvers árs ef breytingar hafa orðið á reglum RSK.
  • Notið áminningareiginleika launakerfisins til að minna ykkur á að endurreikna bifreiðahlunnindi í janúar ár hvert (sjá grein um áminningar).
  • Gakktu úr skugga um að allir reitir sem varða RSK skýrslugerð séu rétt útfylltir áður en ársskýrsla er send.